Der er nemlig nogle pointer, som man kan misse, hvis man kun tager ordene for pålydende i vores hverdagsforståelse. Jeg har talt med Nils Bech, som er ophavet til proceduren. Det kan du høre i podcasten, hvor Nils, der er pensioneret orlogskaptajn og i mange år har bidraget til Forsvarets uddannelse og undervisning i ledelse, selv fortæller baggrundshistorien.
Men hvordan kan man bruge proceduren i praksis, og hvad står de fire ord egentlig for?
Vi må gøre noget!
Handling er godt. Der skal ske noget. Der skal besluttes noget. Vi skal videre. Vi skal i gang. Hvem er ansvarlig? Hvem følger op på om det er gjort? Udtryk som du sikkert genkender, og det er jo godt at handle og udføre? Nils Bech mener, at det bunder i vores forståelse af handlekraft som noget godt og maskulint. Det er næsten bedre bare at komme i gang og ødelægge et eller andet end at reflektere og være eftertænksom. Handlekraften fratager mange processer en nødvendig mulighed for indsigt og dermed et beslutningsgrundlag for at udøve ledelse. Det er velkendt i flere teorier – fra Kahnemann til Flyvbjerg – at vi nok er for handlingsglade og kan værge os mod uenighed, refleksioner, kreativitet og omtanke.
Nils mener at vi ikke altid får adskilt indflydelse og medbestemmelse. Indflydelse er noget vi alle sammen har – at lade være med at gøre noget er også indflydelse. Medindflydelse synes han er noget sludder. Bestemmelse derimod er noget andet og medbestemmelse noget helt tredje. Pointen er at få adskilt at ekspertise handler om indflydelse og ledelse handler om medbestemmelse. Det er en af de sublimt skjulte finter i proceduren. Ved og Kan handler om ekspertisen, hvor lederne skal invitere alle med om bord. Det er vigtigt i de første to faser ikke at opnå enighed. Det er ikke en kamp om sandheden, men om at udfolde og synliggøre mest muligt.
Første niveau: “Velkommen til indflydelse”
- Ved – afklare årsager og virkningen i forhold til den problemstilling man står overfor.
- Kan – udfolde innovation og kreativitet i forhold til hvordan vi kan fjerne årsager til problemstillingen.
Når Niveau 1 er gennemført, kan lederen tage stilling til, hvem der skal være en del af medbestemmelsen. Nu skulle ekspertisen gerne være udfoldet og oplevelsen af indflydelse være opnået. Vi kan nu gå til Niveau 2.
Niveau 2: “Velkommen til medbestemmelse”
- Vil – hvad har flest fordele, og hvad har flest ulemper i forhold mulighederne for at påvirke problemstillingen i kvalitet og kvantitet.
- Gør – hvad sætter vi i værk i forhold til ulemperne. Fordelene kommer af sig selv, dem behøver vi ikke bruge mange kræfter på. Stil skarpt på udfordringer og ulemper.
Det er proceduren fortalt i korte, men vigtige træk.
En definition af ledelse
Indflydelse er vigtig fordi den motiverer til at være med til at gøre, hvis vi er blevet hørt. Jeg har måske ikke med til at bestemme, men min mening har været gældende i beslutningen. Hvorfor? Fordi, som Nils siger: “I udførelsens øjeblik er individet suverænt.” Du kan godt bestemme hvad folk skal, men de bestemmer selv hvad de gør. Hvis de ikke føler sig involverede eller hørt, så gør de ikke altid det, som lederen siger de skal.
Når vi når til at gøre, så er ledelse vigtigt, men Nils’ definition af ledelse er mere moderne og vigtig at forstå, når man skal bruge proceduren: “Ledelse er at etablere, opretholde og fortsat udvikle optimale vilkår for andres udfoldelse,” er Nils Bechs generelle definition af ledelse. Det er vigtigt i forståelsen af definitionen, at alle i organisationen nu er gjort til ledere. Ledelse er i Nils’ forståelse en funktion og ikke en stol, man sidder på. Som kollega har jeg også ansvar for andres udfoldelse. Lederens rolle bliver i høj grad at sikre, at der sker ledelse og beslutte hvad folk skal, men også at lederen skal motivere folk til at gøre. Og det kan vi alle sammen være med til.
Brug den i praksis
Fra strategi til projekter
Når strategien skal udfoldes i projekter, kan proceduren bidrage. De fleste traditionelle projekter kan udfoldes i faserne. Ved: Foranalyse. Kan: muligheder, ideer. Vil: Business Case og risikovurdering. Gør: Beslutte og udføre. Nogen vil sikkert spørge til det agile tankesæt – mangler det ikke? Men ideen er netop at gå frem og tilbage i proceduren – gøre er også prøve/fejle og opnå ny viden, der genstarter proceduren. Faserne kan have forskelligt omfang. Nogle gange skal der bruges lang tid på analysere og finde viden. Andre gange skal der testes muligheder, udvikles og tænkes kreativt i længere tid for at finde mulige løsninger, og andre gange er problemstillingen så tydelig, at kræfterne bruges i det man gør.
E-mailen eller samtalen
Inden du svarer tændt af vredens ild over et emne, så er Ved Kan Vil Gør et fantastisk afsæt. Du kan bygge hele mailen op efter proceduren som en skabelon til at reflektere, skabe transparens, formidle visionen eller hensigten, og beslutte hvad der skal udføres. Enkelt og virksomt.
På mødet
Møder er oplagte at bruge proceduren på eller trække i nødbremsen, når “kampen om sandheden” indtræffer. Stop op og foreslå: skal vi ikke først få et overblik over hvad vi ved om det her? Det lyder som om, vi har mange meninger i rummet. Lad os få dem på bordet, inden vi træffer en beslutning. Vi har en tendens til at begynde med “Gør” og tænke, at så kom vi endelig videre – næste punkt. Det der ofte sker på møder, er at lederen bruger sin “ledelsesmagt” og bestemmer, hvad der skal besluttes inden ekspertisen – indflydelsen – er foldet ud. Indflydelse og medbestemmelse bliver blandet sammen. Lederen må gerne bruge mødet på at udfolde indflydelse – Ved og Kan – og derefter slutte mødet og lave et andet møde til medbestemmelse – Vil og Gør. Måske er det nogle helt andre deltagere, men oplevelsen af indflydelse skal være reel på Niveau 1.
Måske kendte du proceduren i forvejen, måske var den helt ny. Men begreberne kan være væsentlige for ens brug og forståelsen af den i praksis. Det vi kan er fx også alt det vi ikke har lyst til, men godt kunne. Hold det adskilt, ellers får man blandet Vil og Kan sammen. Vil du høre mere om baggrunden, så kan lytte til Connectors podcast, hvor du kan høre Nils Bechs egne ord.